Zelf begon Peter Compaijen in december 2014 als pas afgestudeerd bedrijfskundige op de supportafdeling met het afhandelen van klantvragen. Iedere jonge sollicitant die bij AFAS Software aan de slag gaat begint hier. “Een ideale manier om onze klanten en software beter te leren kennen”, vindt hij. Het overgrote deel groeit daarna door tot consultant. Compaijen werd zelf binnen vijf maanden teamleider en is dat nu al 2,5 jaar. Samen met vier andere teamleiders geeft hij leiding aan 65 a 70 personen. Alleen al dit jaar had hij vijftig gesprekken met sollicitanten.
Over aandacht van sollicitanten heeft AFAS Software bepaald niet te klagen. Vanwaar de populariteit? “Ik denk omdat we een hele frisse jonge uitstraling hebben. Onze website is sprankelend en attractief en lekker los. We zetten geen stoffig beeld neer, maar zijn een jong bedrijf met een open cultuur. Ook hebben we een grote naamsbekendheid als hoofdsponsor van AZ en de AFAS Live.”
Verdiep je in het bedrijf
De eerste tip die Compaijen heeft voor sollicitanten is om je meer te verdiepen in het bedrijf in plaats van in de functie. “Bij AFAS zetten wij daar sterk op in: we vinden de klik met het bedrijf belangrijker dan de functie. AFAS Software heeft een eigenzinnige en sterke cultuur. We zoeken mensen die daar bij passen. Als je onze bedrijfscultuur verschrikkelijk vindt, kan de inhoud van de baan nog zo goed bij je passen, maar dan zijn we geen goede match. Daarom stellen we vrij veel vragen aan sollicitanten over AFAS Software. Hoe hebben ze zich voorbereid op ons bedrijf? Hebben ze ons jaarverslag gezien? Wat vinden ze van onze missie en visie?”
Ook merkt Compaijen dat veel sollicitanten blijven hangen in de inhoud van hun cv. “Wat zijn je ambities? Waar wil je over vijf jaar staan? Waar word je gelukkig van? Dat vind ik veel belangrijker. Een quote uit NRC inspireerde me: het gaat niet altijd om talent, maar om ambitie. Je kunt de juiste skills hebben, maar als je niet weet waar je naar toe wilt, kom je er niet. Met ambitie, drive en passie lukt dat wel.”
De eerste indruk
De brief geeft de eerste indruk. Compaijen haalt er veel uit: “Een e-mail-adres als ikhoudvanbmw’s@hotmail.com is niet goed gekozen. Blijf in je brief niet hangen in wat je hebt gedaan, maar geef je ambities aan. Wat wil je gaan doen? Ook een afknapper: als je brief kopieerbaar is. Als ik AFAS door RAET kan vervangen, houdt het voor mij op. En, heel logisch: let op spelfouten.” Heeft het zin om op te vallen? “Zeker,” vindt Compaijen, “maar wel in positieve zin. Een filmpje vinden we heel leuk, maar dan wel een aansprekend en goed filmpje, met een nette achtergrond en van goede kwaliteit.”
Vooraf bellen raadt Compaijen aan als je nog vragen hebt over de vacature. “Dan toon je aan dat je geïnteresseerd bent. Heb je een week na het versturen van je brief nog geen reactie, bel dan na.”
De eerste ronde: op gesprek
Ook bij het gesprek is de eerste indruk cruciaal. Dat begint al met op tijd komen. “Te laat komen kan alleen vanwege overmacht. Stond je in de file? Laat zo snel mogelijk je ETA weten. Zelfs voorafgaand aan het gesprek maak je al een eerste indruk. Bijvoorbeeld als je de telefoon opneemt: ‘Hallo?’ is geen manier van opnemen. ‘Kun je vanavond even terugbellen’ is ook geen aanrader. Probeer direct te kijken om een afspraak te maken. En let zelfs op je voicemail. Een varken nadoen was misschien leuk toen je puberde, maar kan niet meer als je een baan zoekt. Ter voorbereiding op het gesprek helpt het om te vragen: Met wie heb je het gesprek? Wat is hun rol? Hoe lang duurt het? Wij gaan in het eerste gesprek van een uur al direct de diepte in.”
Ook voor het gesprek zelf heeft Compaijen aanbevelingen. “Wat opvalt is dat kandidaten zich vaak beperken tot studie en werk als ze zichzelf voorstellen. Ik vraag juist altijd: waar ben je opgegroeid? Wat doe je in je vrije tijd? Heb je broers of zussen? Waar ga je naar toe als je een wereldreis wilt maken? Veel kandidaten vinden het leuk dat daarnaar gevraagd wordt. De ene persoon is zenuwachtiger dan de ander. Door het persoonlijk te houden, proberen we kandidaten op hun gemak te stellen. Ben je zenuwachtig? Geef het zelf aan. Je mag jezelf altijd kwetsbaar opstellen. Bereid je wel altijd voor op de lastigste vraag die er is: je slechte eigenschappen. In ieder gesprek komt hij namelijk terug. Verder vind ik het zelf aantrekkelijk als kandidaten lekker kritisch en scherp zijn. Dan krijg je echt een gesprek, geen vraag-antwoord.”
Bijzondere procedure
De procedure bij AFAS Software is anders dan anders. Het eerste gesprek wordt afgenomen door twee teamleiders die tijdens het gesprek beslissen of de kandidaat door is naar de volgende ronde. “Het is goed of niet goed. Inmiddels zijn we zo goed op elkaar ingespeeld dat er vrijwel nooit discussie achteraf is. Het is wel hard en confronterend voor de sollicitant als die wordt afgewezen. Aan de andere kant geven we ze wel feedback en tips om het een volgende keer beter te doen. Met die feedback zijn ze vaak blij.”
De tweede ronde: op stage
Als kandidaten door zijn naar de tweede ronde, krijgen ze twee boeken mee: OPB (Ondernemingsprocesbeheer), geschreven door de oprichters van AFAS Software en De sekte uit Leusden. “We nodigen ze dan uit voor een stageochtend. Ze leren collega’s kennen en krijgen zo een beeld of ze dit willen. Hier gaat veel tijd in zitten, maar die betaalt zich altijd terug. Alhoewel het niet vaak gebeurt, kan het zijn dat het juist tijdens de stage niet klikt. Liever ontdek je het dan, dan na drie maanden. Van de ochtend maken de kandidaten een verslag, waarin ze aangeven wat ze op de werkvloer terugzien van onze visie en hoe dat bij hen past.”
De derde en laatste ronde: op auditie
In de derde en laatste ronde gaan de kandidaten op auditie. In vijftien minuten houden zij een elevator pitch voor Herman Zondag, twee toekomstige teamleiders en ten minste twee toekomstige teamleden. “Waarom moeten wij voor hem kiezen? Ook dat beslissen we op het moment zelf. De sollicitant verlaat dan even de ruimte en gezamenlijk nemen we het besluit. Iedere stem telt even zwaar mee.”
Is de uitslag positief, dan volgt er nog een contractgesprek. De standaard arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing. “In het eerste gesprek vragen we wat de kandidaat wil verdienen. Op die manier willen we de verwachtingen goed managen. Nog een tip aan sollicitanten: vraag niet direct zelf naar een indicatie van het salaris in het eerste gesprek. We nemen vaak relatief onervaren mensen aan en leiden hen zelf op.” Door de uitgebreide sollicitatieprocedure kent AFAS Software weinig afvallers onder de nieuwe medewerkers. Van de 36 personen die dit jaar zijn aangenomen, zijn er slechts twee uitgestroomd.